Vystavení a odeslání faktury z e-shopu

Váš e-shop na inPage můžete propojit s vybranými fakturačními systémy (Fakturoid, iDoklad a miniFaktura). Můžete tak jednoduše vaše objednávky odesílat přímo do fakturačního systému a z e-shopu zasílat přímo faktury vašim zákazníkům. V tomto článku si ukážeme, jak správně vystavit fakturu a jaké jsou možnosti pro jejich vystavení.

Import objednávky do fakt. systému

Zobrazte si přehled objednávek a klikněte na ikonu Upravit u konkrétní objednávky, které chcete vystavit fakturu.

Aby bylo možné objednávku importovat do fakturačního systému, musí se nacházet ve stavu:

ZAPLACENO - pro vystavení finální faktury

VYŘIZUJE SE - pro vystavení proforma faktury

Ve chvíli, kdy upravíte stav objednávky, se vám zobrazí nová záložka s označením FAKTURACE

Po rozkliknutí této záložky se vám zobrazí rozhraní pro import objednávky do vybraného fakturačního systému.

Do importu se automaticky vkládají  údaje uvedené v objednávce. Tyto údaje však můžete v případě potřeby před finálním odesláním objednávky do fakt. systému ještě upravit.

Číslo objednávky, které se bude uvádět na faktuře, můžete nastavit v sekci /Eshop/ pod položkou Nastavení e-shopu,

Zde můžete nastavit, zdali bude číslo objednávky na faktuře odpovídat číslu objednávky z e-shopu, nebo variabilnímu symbolu, anebo si můžete nastavit vlastní číslo.

Vystavení finální faktury

Vystavení finální faktury je možné pouze, pokud je objednávka ve stavu ZAPLACENO, anebo v jiném vyšším stavu (Odesláno, Vyřízeno).

Upravte tedy stav objednávky na Zaplaceno, a v detailu objednávky klikněte na ikonu Fakturace.

• Nejprve vyberete fakturační systém, do kterého chcete objednávku přenést.  (Pokud využíváte jen jeden fakt. systém, tak je předvyplněn automaticky).
• Vyberte Typ dokladu - pro vystavení finální faktury vyberte možnost Klasická faktura.
• Zkontrolujte údaje Číslo objednávky a Variabilní symbol.
• Upravte Popis faktury
• Doplňte způsob úhrady - Pokud jste vybrali způsob úhrady Bankovní převod, tak doplňte vaše bankovní spojení (Máte-li bankovní spojení vyplněno v kontaktech na webu, tak se pole vyplní automaticky).
• Doplňte Datum zaplacení - v případě platby online kartou, či přes PayPal je datum doplněno automaticky.

Zkontrolujte fakturační údaje odběratele. Máte možnost vytvořit buďto nového odběratele, anebo vybrat již existujícího. V posledním kroku vyberete položky, které se mají importovat do fakturačního systému.

Následně kliknete na tlačítko Odeslat a objednávka se přenese do fakturačního systému. Takto vystavená faktura opatřena textem NEHRAĎTE - UHRAZENO.

Po odeslání objednávky do fakt. systému máte možnost finální fakturu stáhnout ve formátu PDF do vašeho PC a následně ji vytisknout a přibalit zákazníkovi do balíku.

Pokud je objednávka chybná, anebo je nutné provést úpravu ve faktuře, máte možnost Zrušit napojení faktury na fakturační systém. Jednoduše potvrdíte, že se zrušením souhlasíte a kliknete na Odeslat.

Vystavení zálohové - proforma faktury

Vystavení zálohové - proforma faktury, je možné jen v případě, žeje  objednávka ve stavu VYŘIZUJE SE.

Vystavení zálohové faktury

Upravte stav objednávky na Vyřizuje se, a v detailu objednávky klikněte na ikonu Fakturace.

• Nejprve vyberete fakturační systém, do kterého chcete objednávku přenést.  (Pokud využíváte jen jeden fakt. systém, tak je předvyplněn automaticky).
• Vyberte Typ dokladu - pro vystavení finální faktury vyberte možnost Zálohová faktura (proforma)
• Zkontrolujte údaje Číslo objednávky a Variabilní symbol.
• Upravte Popis faktury
• Doplňte způsob úhrady - Pokud jste vybrali způsob úhrady Bankovní převod, tak doplňte vaše bankovní spojení (Máte-li bankovní spojení vyplněno v kontaktech na webu, tak se pole vyplní automaticky).

Zkontrolujte fakturační údaje odběratele. Máte možnost vytvořit buďto nového odběratele, anebo vybrat již existujícího. V posledním kroku vyberete položky, které se mají importovat do fakturačního systému.

Následně kliknete na tlačítko Odeslat a objednávka se přenese do fakturačního systému.

Po odeslání objednávky do fakt. systému se vám při rozkliknutí ikony fakturace ve vybrané objednávce zobrazí informace, že je faktura NEZAPLACENA a tudíž se jedná o o zálohovou fakturu. Máte zde taktéž možnost zálohovou fakturu odeslat e-mailem zákazníkovi, nebo ji stáhnout ve formátu PDF.

Vytvoření finální faktury ze zálohové faktury

Ve chvíli, kdy dojde k úhradě objednávky, tak máte možnost přetvořit zálohovou - proforma fakturu na finální doklad.

Provedete to jednoduše tím, že změníte stav objednávky na ZAPLACENO, anebo jiný vyšší stav (Odesláno, Vyřízeno) a zaškrtnete možnost Aktualizovat stav zaplacení faktury podle objednávky.

V danou chvíli je odeslán do fakt. systému požadavek na vystavení finální faktury, kterou můžete opět jednoduše přeposlat vašemu zákazníkovi přímo z rozhraní e-shopu, anebo ji stáhnout a vytisknout.

Pokud je objednávka chybná, anebo je nutné provést úpravu ve faktuře, máte možnost Zrušit napojení faktury na fakturační systém. Jednoduše potvrdíte, že se zrušením souhlasíte a kliknete na Odeslat.

Doufáme, že tento návod vám pomůže s realizací a fakturací objednávek z vašeho e-shopu. Samozřejmě pokud byste potřebovali s nastavením pomoci, tak nás neváhejte kdykoli kontaktovat na e-mail info@inpage.cz , anebo nám napište do komentářů.